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对设计师来说,日常工作中会进行大量的沟通,而且经常同时对接多个需求方,但每个需求方,思考的方式喜好和纬度都不太一样,怎么样能减少沟通中的摩擦,更轻松的去推动想法和达到共识,是一件需要深度思考总结的事情。

 

浅谈

在设计师的工作流程中,经常对接的人有3类,产品经理、业务方和技术人员,其中对产品形态有主要决策权的,是产品经理和业务方(对于技术推动的产品,业务方也会是技术人员),在此将他们统称为需求方。

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设计师在接需求和推动设计方案的过程中,避免不了和需求方的沟通,一次好的沟通不仅能更有效的推动设计方案,还能提升需求方的信任感。

如何能更有效的和需求方进行沟通呢?除了提升业务理解能力、专业能力和表达能力外,本篇文章想从性格方面聊一聊,也就是判断自己对接的需求方属于哪种业务性格,寻找和TA最契合的点以及矛盾点,在契合点上发力并尽量规避矛盾点,根据不同的人、这个人不同的状态来改变沟通方式以达到更好的沟通效果。

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需求方的业务性格

本文中描述的“业务性格”是指需求方在工作中衍生的性格属性,按照需求方和设计师对产品的共同关注点,拆分出2个纬度来对需求方的业务性格进行定义:

一个是“目标关注度”,另一个是“方法关注度”,根据这2个纬度可以将需求方的业务性格划分为4种类型,如下图:

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类型一【授权型】:往往对产品目标较为关注,不太在意通过哪种方法达到目的,一般倾向提出要求,协调专业人员解决;

类型二【参与型】:往往对产品目标较为关注,同时关注解决方法,内心往往有自己的想法和解决方案;

类型三【被动型】:往往对产品目标把控不准,或对行业市场不太懂,又缺少解决问题的经验,信心不足,经常摇摆不定,难以做决策;

类型四【控制型】:往往对产品目标把控不准,但有一定经验,对细节较为关注,在大方向容易变动,容易将问题归为解决方案不对。

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每种性格的特征

对于不同业务性格的需求方,关注的点往往不同,说话的方式和忌讳的事情也会不同,根据这些特征找准设计师跟TA的契合点和矛盾点,运用不同的方式进行沟通,会更容易推动自己的想法并达成一致。

1、【授权型】的需求方

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一般会比较有大局观,擅长抓重点,心里一般会有衡量目标的指标(不一定是细化的指标),TA的关注点一般在于结果和指标的达成。

因此这类需求方和设计师的契合点在于——只要目标能达成,不太干扰设计方案;矛盾点在于——不太对所提出的意见(或解决方案)负责,如果目标没达成,设计师需承担风险;

 

2、【参与型】的需求方

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一般有一定的工作经验,同时对产品比较了解,会倾向亲自把控事情,不太信任不熟悉的人,但会给予一定的尝试空间,最终的关注点也在于目标的达成。

因此这类需求方和设计师的契合点在于——只要目标能达成,可以商量讨论解决方案;矛盾点在于——不完全信任设计师;

 

3、【被动型】的需求方

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一般缺少决策能力,或者工作能力不太强,害怕承担责任,不太愿意自己做决定,常常不太敢反驳有决策权的人的意见,但会比较容易听取别人意见。

因此这类需求方和设计师的契合点在于——能倾听并且愿意帮忙传达或拉人一起讨论;矛盾点在于——商量好的方案经常不算数,更改频繁;

 

4、【控制型】的需求方

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一般有一定的工作经验,但对产品和市场的把控能力不足,对细节和问题比较关注,担心问题的产生,经常解决当前问题,缺少长远考虑,常常直接提出解决方案,不太信任他人的解决方案。

因此这类需求方和设计师的契合点在于——可以扩散思路,寻找多种解决方法;矛盾点在于——过于坚持自己的方案,不太愿意由设计师来把控,容易引发后续其他问题。

 

性格是动态变化的

虽然上方将业务性格分成4种类型,但并不代表一个人就固定归属于一类性格,由于其衍生于工作场景当中,因此经常会受到工作中各种因素影响,常见的影响因素有2个,一个是业务环境,另一个是个人成长。

在业务环境中,当产品越紧急时,需求方会越想快速得到解决方案,可能会减少对目标的关注度,因此可能会向类型四偏移,而当产品越重要时,需求方会越在意产品的目标,也会更担心解决方案的正确性,因此可能会向类型二偏移;

在个人成长中,当需求方经验越足时,越有可能直接想到解决方案,因此可能会向类型二或类型四偏移,当需求方工作能力越强时,越擅长把控产品目标,因此可能会向类型一或类型二偏移。

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由上方可以了解到,同一个需求方在不同项目中(或同一个项目的不同需求),可能产生不同的业务性格,而且随着需求方的成长,其业务性格也会产生变化。

设计师在了解需求方业务性格变化的影响因素后,可以对其进行初步判断,找到其当前业务性格类型以及影响因素,根据对影响因素的判断,可以适当引导需求方业务性格的改变。

如需求方因项目紧急而处于类型四时,可以在对需求方表示理解的情况下,给出对时间的预估,同时说明目标的重要性,引导其思考和关注产品目标,将其向类型二引导,提升设计师的话语权。

 

针对性的沟通方法

在了解每种类型的业务性格后,每个人心里大致会有自己的应对策略,以下仅提供部分沟通方法的思路作参考,并不完全适用于所有人。

另外,很多时候影响沟通的可能是大环境,如公司或项目团队对设计的重视度,或设计在该产品中能带来的价值比例,以及设计师掌握的信息量,在和需求方信息严重不对等的情况下,也容易产生沟通障碍。

排除其他影响因素,可以从“工作”和“心理”2个方面提供一些思考和方法,总体来说就是强化契合点,规避矛盾点。具体如下:

 

1、针对【授权型】

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工作方面,在沟通时需要多和需求方聊产品背景和目标,多挖掘TA内心达到该目标的评判标准有哪些,抓住重要因素,设计的方案需要突出讲解关键点的设计,如何帮助达到目标,可不用花太多时间在细节的讲解上;

心理方面,强化自己的专业能力,对体验上的关键点多发表见解(可提前分析竞品,给明思考的理由),遇到体验问题时主动承担责任,建立信任感。

 

2、针对【参与型】

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工作方面,多挖掘需求方心中的目标和想法,倾听TA的解决方案,产生分歧时可输出2版方案进行对比评审,拉其他人参与决策,对其方案进行肯定,觉得不合理的地方给明理由或分析,同时对交代的任务及时反馈进度和结果;

心理方面,在接触的初期尽量获取良好的专业印象,不断强化和TA想法一致的地方,当方案得到好的结果及时进行肯定和夸奖,对关键点主动汇报进度或结果,争取取得信任感。

 

3、针对【被动型】

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工作方面,需保持及时的沟通,及时获取TA掌握的信息,在设计上可以掌握主导权,讲解设计方案时引导TA思考,将设计的关键点以及方案的优势和可能的问题点告之,确保有人询问TA时能帮你说明理由或帮忙传达给决策人,当出现需求变更时,询问清楚想要变更的原因,若觉得不合理,可给明驳回的理由或让TA拉决策人一起讨论;

心理方面,凡事需要说清楚原因,建立为TA考虑的形象,对变更给予一定的理解和包容度,主动承认责任,当出现问题时及时提供解决方案,建立信赖度。

 

4、针对【控制型】

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该类型往往比较难听取他人的建议,有可能是相信自己的能力,有可能是不信任他人,也有可能是因为时间不够。

工作方面,需要先搞懂业务和技术,听懂TA的解决方案,并且能在该解决方案上提出合理的意见,对于不懂的词汇和问题私下了解,在讲解设计方案时,尽量从多方向多维度去对比,说明方案的优劣,突破TA的现有思维;

心理方面,多运用一些TA常运用的词汇,先改变固有印象,尽量拉近关系,减少偏见,不懂的问题尽量多说回头了解。

 

其余的沟通方法

除了上述针对性的沟通方法外,也有一些通用的小技巧帮助设计师提升沟通效率,如以下2点:

尽量思考周全:对可能提出的各种问题有应对策略,对未考虑到的勇于承认并承诺立即补充完善;

增加包容度:理解产品都是在不断实验纠错中进步的,不需要每个细节都去争取达到最佳,在把控住核心目标的体验下,可以有所取舍。

 

总结

需求方除了业务性格外,还会有私人的性格,因此本篇的沟通方法不是完全通用性的,另外沟通的顺畅程度还受大环境、重视程度、信息度和项目成员氛围等的影响,不一定是人的问题,沟通时以双方舒适为主,重在建立信任度,拉通目标,共同解决问题,对于难以推动或分歧严重的可以找人帮忙协调。

除此之外,有时候产品成功的决定性因素不一定在于体验,所以有时妥协也可能是一种方法,它可能会让后期的沟通更顺畅。

 

原文链接:酷家乐用户体验设计(公众号)

作者:慕斯

转载请注明:学UI网 » 设计师如何更好的跟需求方沟通

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